Die besten KI-Tools für Geschäftsautomatisierung: 7 Top-Empfehlungen

Das Wichtigste auf einen Blick

• Wählen Sie Tools für einen konkreten Arbeitsablauf aus, etwa die Zuweisung von Leads oder die Bearbeitung eingehender Anfragen, statt nach der längsten Funktionsliste.
• Unterscheiden Sie zwischen Workflow-Automatisierung und KI: Regeln steuern die Weitergabe von Aufgaben zwischen Systemen, während KI dabei hilft, Texte zu interpretieren oder Workflows zu erstellen.
• Beginnen Sie mit einem kleinen Pilotprojekt, behalten Sie bei sensiblen Aktionen die menschliche Freigabe bei und prüfen Sie die Kosten bei zunehmender Nutzung.

Die besten KI-Tools für die Automatisierung von Geschäftsprozessen lösen ein wiederkehrendes Problem, ohne mehr Wartungsaufwand zu verursachen, als sie einsparen. Für manche Teams bedeutet das, Apps miteinander zu verbinden. Für andere geht es darum, E-Mails in bearbeitbare Anfragen umzuwandeln oder Vertriebsdatensätze anzureichern.

Halten Sie vor der Auswahl fest, was den Prozess auslöst, welche Informationen er benötigt und was als Nächstes geschehen soll. Ermitteln Sie dann, an welchen Stellen Urteilsvermögen statt fester Regeln gefragt ist. Diese Unterscheidung hilft Ihnen bei der Wahl zwischen einer allgemeinen Automatisierungsplattform und einem spezialisierten Tool.

Unsere Empfehlungen

[Make.com](/tools/make-com)

Am besten geeignet für: Teams, die vernetzte Workflows visuell gestalten möchten.

Make.com ist ein Drag-and-drop-Builder für Workflow-Integration und -Automatisierung. Er eignet sich für Prozesse, die Informationen zwischen Systemen übertragen und abhängig von den Daten unterschiedliche Pfade durchlaufen.

Eine Stärke: Der visuelle Ansatz macht leichter verständlich, wie die einzelnen Schritte zusammenhängen. Das ist nützlich, wenn Sie Kollegen einen Workflow erklären oder erkennen möchten, wo ein Prozess angepasst werden muss.

Worauf Sie achten sollten: Komplexe Workflows erfordern weiterhin sorgfältige Planung. Erfassen Sie Ausnahmen, fehlende Informationen und die Fehlerbehandlung, bevor Sie weitere Verzweigungen hinzufügen. Ein visueller Builder reduziert den Programmieraufwand, nimmt Ihnen aber nicht die Prozessgestaltung ab.

[Zapier (Zapier Copilot)](/tools/zapier-zapier-copilot)

Am besten geeignet für: Einsteiger, die Unterstützung dabei möchten, eine Anfrage in einfachem Englisch in eine Automatisierung umzusetzen.

Zapier verbindet Tausende von Apps, während Zapier Copilot beim Erstellen von Workflows über natürliche Sprache unterstützt. Das ist ein hilfreicher Einstieg, wenn Sie Ihr gewünschtes Ergebnis kennen, aber mit Automatisierungsbegriffen noch nicht vertraut sind.

Eine Stärke: Die Unterstützung durch natürliche Sprache kann die erstmalige Einrichtung eines Workflows zugänglicher machen.

Worauf Sie achten sollten: Prüfen Sie den vorgeschlagenen Workflow, bevor Sie ihn aktivieren. Kontrollieren Sie den Auslöser, die verbundenen Konten, die Datenfelder und die abschließende Aktion. Ein Workflow, dessen Beschreibung richtig klingt, kann bei falscher Konfiguration dennoch Informationen an das falsche Ziel senden.

[n8n](/tools/n8n)

Am besten geeignet für: Technische Teams, die eine selbst hostbare Workflow-Plattform suchen.

n8n ist eine Open-Source-Plattform zur Workflow-Automatisierung mit Self-Hosting-Optionen. Sie ist einen Blick wert, wenn die Kontrolle über die Infrastruktur ein wichtiger Bestandteil Ihrer Anforderungen an die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist.

Eine Stärke: Self-Hosting gibt Teams mehr Kontrolle darüber, wo die Automatisierungsplattform läuft und wie ihre Umgebung verwaltet wird.

Worauf Sie achten sollten: Diese Kontrolle bringt Verantwortung mit sich. Jemand muss sich um Updates, Sicherheit, Überwachung und Backups kümmern. Außerdem schützt das Selbsthosting der Workflow-Plattform Daten nicht automatisch, wenn ein Workflow sie an externe Dienste sendet.

[Microsoft Power Automate](/tools/microsoft-power-automate)

Am besten geeignet für: Unternehmen, die Low-Code-Automatisierung für ihre Geschäftsprozesse prüfen.

Microsoft Power Automate kombiniert Prozessautomatisierung mit Low-Code-KI-Buildern. Für Teams in Microsoft-geprägten Umgebungen gehört es in die engere Auswahl, insbesondere wenn sich die Automatisierung in etablierte IT-Praktiken einfügen muss.

Eine Stärke: Es bietet die Möglichkeit, Workflow-Schritte mit KI-gestützter Verarbeitung zu verbinden, statt beides als getrennte Projekte zu behandeln.

Worauf Sie achten sollten: Prüfen Sie Lizenzierung, Verfügbarkeit von Konnektoren und KI-Nutzungskontingente für Ihren konkreten Workflow. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein bestehendes Microsoft-Abonnement alles abdeckt, was Ihre geplante Automatisierung benötigt.

[UiPath Communications Mining](/tools/uipath-communications-mining)

Am besten geeignet für: Teams, die große Mengen geschäftlicher E-Mails und Support-Tickets bearbeiten.

UiPath Communications Mining erkennt handlungsrelevante Anliegen in geschäftlicher Kommunikation. Es löst ein anderes Problem als ein allgemeiner Integrations-Builder: zu verstehen, worum jemand bittet, bevor entschieden wird, was als Nächstes geschehen soll.

Eine Stärke: Die Erkennung von Anliegen kann Teams helfen, eingehende Aufgaben nach dem tatsächlichen Bedarf zu organisieren, statt sich nur auf einfache Schlüsselworttreffer zu verlassen.

Worauf Sie achten sollten: Validieren Sie die Ergebnisse anhand repräsentativer Nachrichten, einschließlich mehrdeutiger Anfragen. Sehen Sie für sensible oder unklare Fälle eine Prüfung vor und klären Sie, wie die extrahierten Informationen in Ihre operativen Systeme gelangen.

[Clearbit AI](/tools/clearbit-ai)

Am besten geeignet für: B2B-Teams, die mehr Kontext für die Bearbeitung von Leads benötigen.

Clearbit AI konzentriert sich auf B2B-Datenanreicherung und die Analyse von Website-Besuchern. Es ist relevant, wenn unvollständige Unternehmensdatensätze die Qualifizierung, Priorisierung oder Zuweisung eingehender Leads erschweren.

Eine Stärke: Die Datenanreicherung kann einen ansonsten dürftigen Datensatz um nützlichen geschäftlichen Kontext ergänzen und nachgelagerten Automatisierungen mehr Informationen zur Verfügung stellen.

Worauf Sie achten sollten: Betrachten Sie angereicherte Informationen als Eingabe, nicht als unumstößliche Wahrheit. Prüfen Sie Abdeckung und Genauigkeit für Ihren Zielmarkt und klären Sie die Datenschutzanforderungen, bevor Sie Besucheranalysen nutzen oder automatisierte Entscheidungen treffen.

[Airtable Cobuilder](/tools/airtable-cobuilder)

Am besten geeignet für: Teams, die vor der Automatisierung ihrer Arbeit eine strukturierte App für operative Abläufe benötigen.

Airtable Cobuilder unterstützt mithilfe von KI die Erstellung relationaler Datenbanken und Apps. Es ist nützlich, wenn ein Prozess auf verstreuten Tabellen oder uneinheitlichen Datensätzen beruht, die eine klarere Struktur benötigen.

Eine Stärke: Die KI-gestützte Erstellung kann helfen, eine Prozessbeschreibung in eine erste App-Struktur umzusetzen.

Worauf Sie achten sollten: Auch eine generierte Struktur muss überprüft werden. Prüfen Sie Beziehungen, Pflichtfelder, Berechtigungen und Zuständigkeiten. Eine App zu erstellen ist nicht dasselbe wie eine durchgängige Automatisierung fertigzustellen; möglicherweise benötigen Sie weiterhin Integrationen und Workflow-Regeln.

So treffen Sie Ihre Auswahl

Beginnen Sie mit einem messbaren Problem. Wählen Sie eine häufige, wiederholbare Aufgabe mit einem klaren Ergebnis. Erfassen Sie die aktuelle Bearbeitungszeit, typische Fehler oder den Bearbeitungsrückstand, damit Sie eine Ausgangsbasis für die Bewertung des Pilotprojekts haben.

Wählen Sie das Tool passend zum Engpass. Entscheiden Sie sich für einen Workflow-Builder, wenn Systeme verbunden werden müssen. Ziehen Sie die Analyse von Kommunikation in Betracht, wenn das Interpretieren von Nachrichten die größte Herausforderung darstellt. Nutzen Sie Datenanreicherung, wenn fehlender geschäftlicher Kontext Entscheidungen verhindert, oder einen App-Builder, wenn Datensätzen die Struktur fehlt.

Prüfen Sie den gesamten Workflow. Stellen Sie sicher, dass das Tool genau die Auslöser, Aktionen und Felder unterstützt, die Sie benötigen – nicht nur die Namen Ihrer Apps. Beziehen Sie Berechtigungen, Datenaufbewahrung und laufende Wartung in Ihre Bewertung ein.

Führen Sie das Pilotprojekt mit Schutzmaßnahmen durch. Testen Sie gewöhnliche Fälle ebenso wie fehlende Daten, Duplikate und Fehler. Behalten Sie vor Zahlungen, Löschungen oder folgenreichen Kundennachrichten eine menschliche Freigabe bei. Bestimmen Sie eine Person, die den Workflow nach dem Start überwacht.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen KI und der Automatisierung von Geschäftsprozessen?

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen folgt einem Ablauf, etwa der Übertragung einer genehmigten Anfrage in ein anderes System. KI kann bei weniger strukturierten Aufgaben helfen, beispielsweise beim Interpretieren einer E-Mail oder beim Entwerfen eines Workflows. Viele nützliche Automatisierungen benötigen lediglich Regeln; ergänzen Sie KI dort, wo Interpretation tatsächlich hilft.

Welches Tool eignet sich am besten für Einsteiger?

Zapier Copilot ist ein sinnvoller Einstieg, wenn Sie einen Workflow lieber in einfachem Englisch beschreiben. Make.com ist einen Blick wert, wenn Sie eine visuelle Darstellung bevorzugen. Die bessere Wahl hängt davon ab, ob das Tool Ihre konkreten Apps und Aktionen unterstützt.

Kann ich mit einem kostenlosen Tarif beginnen?

Diese Tools sind im Verzeichnis als Freemium-Angebote aufgeführt, aber die aktuelle Verfügbarkeit und die geltenden Grenzen sollten überprüft werden. Prüfen Sie, ob Ihre vorgesehenen Integrationen, KI-Funktionen und Ihr Nutzungsumfang enthalten sind. Ein kleines Pilotprojekt kann helfen, sowohl praktische Einschränkungen als auch mögliche laufende Kosten vor einer breiteren Einführung zu erkennen.